Het is vervelend als uw klant niet tijdig betaalt. Betaalt uw klant niet binnen de bepaalde afgesproken tijd? Dan mag u een herinneringsbrief sturen. Dit houdt in dat de klant wordt herinnerd om de rekening te betalen. Het kan immers zijn dat de klant het betalen is vergeten, of dat de factuur geeneens bij de desbetreffende klant is aangekomen. Wat zijn de regels waar u zich aan moet houden bij het sturen van een herinnerings- of aanmaningsbrief? En hoe ziet zo’n brief eruit? In dit artikel leest u hier alles over.
Herinnering
Als uw klant een factuur niet heeft betaald, mag u een herinneringsbrief sturen om de klant er aan te herinneren dat er nog een factuur open staat. Deze mag u sturen als de factuur nog niet is betaald binnen de afgesproken termijn. In een herinneringsbrief is het belangrijk dat u nog vriendelijk overkomt, maar wel goed duidelijk maakt dat er nog een factuur open staat. Als u niet vriendelijk overkomt en bijvoorbeeld gelijk al extra kosten in rekening brengt, kan het zijn dat u uw klant verliest en dit is ook niet de bedoeling. In de brief kunt u waarschuwen dat als er binnen een bepaalde termijn nog niets is betaald, dat er dan wel extra kosten in rekening worden gebracht. U moet hierbij de wettelijk maximale kosten vermelden. Het termijn tussen de eerste en tweede herinneringsbrief is meestal 14 dagen.
Tweede herinnering
Heeft u al een herinneringsbrief gestuurd, maar is er binnen de tijd die u heeft vermeld nog steeds niks betaald? Dan mag u een tweede herinnering sturen. U kunt er ook voor kiezen om deze stap over te slaan en gelijk te kiezen voor een aanmaning, maar heeft u goed contact met uw klant, dan is het een goede keus om deze stap niet over te slaan. Een tweede herinneringsbrief is strenger geformuleerd dan een eerste herinneringsbrief. Vermeld hierin dat het betalingstermijn alweer is overschreden en dat men nog één kans heeft om op de normale manier de betaling af te ronden, en dat u anders formele stappen gaat ondernemen.
Aanmaning
Heeft u klant na de herinnering(en) de factuur nog steeds niet betaald, dan is het tijd voor een aanmaning. Een aanmaning is dwingender dan een herinnering en hierin stelt u dat er als er nog steeds niet wordt betaald, dat u de vorderingen uit handen worden gegeven. Vermeld in de aanmaning de gevolgen van het niet betalen als extra rente en incassokosten. U bent verplicht de maximale wettelijke kosten hierbij te vermelden.
Incassobureau
Hebben alle stappen die u heeft ondernomen geen nut gehad, en is de betaling nog steeds niet afgerond? Dan kun u contact opnemen met een incassobureau, een incassobureau onderneemt dan de verdere stappen om alsnog de betaling af te ronden. Incassobureau STFD helpt u hier graag mee.